Gestionnaire Comptable

1- Comptabilité client
- Production des factures clients (énergie, rénovation , e-commerce) ;
- Mise à jour des reporting de ventes ;
- Communication et suivi post-facturation avec les clients particuliers (gestion des justificatifs, des demandes d’avoirs,…) ;
- Réalisation des relances clients, de la relance simple au dossier précontentieux.

2- Comptabilité fournisseur
- Saisie des factures fournisseurs et mise en règlement;
- Gestion du suivis des encours et des effets de commerce ;
- Traitement des cas particuliers (avoir, réclamations, etc.) ;
- Validation et mise en paiement des factures (Note de frais) à la charge du service comptable.

3- Traitement des flux sur Pennylane
- Catégorisation des transactions sur l’outil ;
- Rapprochement bancaire des flux entrants et sortants ;
- Analyse des comptes tiers et suivi des transactions .

4- Gestion de projet et optimisation des processus comptable
- Traitement des courriers administratifs ;
- Gestion du reporting comptable et analytique et du suivi du cash / trésorerie ;
- Préparation des éléments comptables pour la situation semestrielle et la clôture annuelle
- Appui à la rédaction et à l'optimisation des processus comptables et financiers ;
- Participation active lors des interventions du CAC;
- Contribution à des projets transversaux impliquant la finance, la comptabilité, les équipes métiers et produit.

Tâches administratives :

-Soutien logistique au personnel du Projet, les préparatifs de voyage, les visas, la réservation d'hôtel, etc.
-Organisation de rendez-vous pour le chef de projet, les fonctionnaires du BIT et consultants qui peuvent soutenir le projet sur une base temporaire.
-Tenue des registres de bureau et les dossiers de référence du projet et les activités connexes
-Envoi et reception des courriers électroniques et des télécopies de correspondance;
-Soutien d’appui administratif et financier pour l’organisation d’ateliers et de formations organisés en impliquant les partenaires du Projet;

Tâches financières :

-Assurer la liaison avec les points focaux des partenaires concernés sur les questions administratives et financières; Examiner les rapports financiers / factures des partenaires pour s’assurer qu’ils sont conformes au règlement financier et aux exigences de l’OIT.
-Enregistrer les reçus et les paiements, vérifier l'exactitude des calculs et l'exhaustivité des pièces justificatives, et maintenir un statut permanent des attributions par rapport aux obligations;
-Classer et attribuer les codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiement et vérifier les bons, les prix et les factures de réclamation ;
-Vérifier et corriger les fichiers d'informations comptables (informatisés et / ou manuels) et identifier les données incorrectes.
-Préparer et modifier les données budgétaires en fonction des demandes telles que les propositions budgétaires, les révisions budgétaires et la reformulation du budget; chiffrer les estimations de coûts et les besoins budgétaires prévisionnels et aider à la préparation des états budgétaires;
-Aider à la préparation des contrats et au traitement des paiements du projet;
-Tenir à jour les transactions financières et les systèmes de rapports de Project conformément aux règles et règlements financiers de l'OIT

- Tenue de la comptabilité, imputation et prise en charge des saisies comptables de l’unité de gestion (via TOM2PRO) et contrôle/analyse des comptabilités des unités régionales
- Édition des différents états périodiques (grand livre, balance, bilan)
- Élaboration des rapprochements mensuels des comptes bancaires
- Analyse des pièces justificatives des prestataires et partenaires opérationnels
- Gestion du stock de carburant et le suivi de consommation des véhicules ;
- Archivage physique et numérique des pièces comptables et documents divers
- Appui à la passation des marchés et à la gestion des contrats : analyse des dossiers d’appel d’offres et des demandes de cotation, suivi de l’exécution des engagements avec les prestataires
- Contrôle de la tenue de la caisse et de la gestion du carburant des Unités régionales
- Analyse des soldes des comptes tiers et établissement des tableaux d’analyse
- Préparation des liasses des demandes de paiement et ordres de virement
- Montage des Demandes de Paiement Direct (DPD) et Demandes de Remboursement de Fonds
- Élaboration des demandes de réapprovisionnement des sous comptes du Programme
- Participation aux travaux d’élaboration, de suivi et de contrôle budgétaire et de gestion
- Appui à la préparation logistique des différents ateliers et évènements organisés
- Préparation et l’appui au bon déroulement des travaux des missions d’audit et de supervision ;
- Organisation et suivi des missions et formations du personnel
- Participation aux opérations relatives aux inventaires physiques
- Tenue et suivi du fichier des immobilisations du projet
- Gestion de la paie : préparation des bulletins mensuels de paie et présence effective, calcul des éléments de paie, préparation des états de paiement des salaires
- Télédéclaration des cotisations sociales (CNPS) et des déclarations des impôts
- Gestion des relations avec les différentes parties prenantes à la gestion fiduciaire
- Rédaction administrative